【社労士開業コラム】いる?いらない?FAXの必要性について。

社労士開業体験談(コラム)

—ケンタくんが経営する会社は、FAXがありません。いつものようにコンビニへ送りに行くところのようです。

ケンタ(社長)
ケンタ(社長)

FAXを送ってくるから、コンビニに行ってくるね。

ココア(総務)
ココア(総務)

よろしくお願いします。

いつも、コンビニへ行くのも大変だなあ。うちもFAX買った方がいいのかなあ。

FAXを買わなくても、今はインターネットFAXというサービスもあるんですよ。

知らなかったよ!調べてみるね。

ブログへお越しいただきありがとうございます。

社会保険労務士の鈴木翔太郎と申します。

社労士の開業を考えている方、既に開業されている方で、

FAXの設置を検討されている方もいらっしゃるかと思います。

今回は、FAXが必要かどうかというお話、併せて、

インターネットFAXのご紹介をさせていただきます。

税理士さんや行政書士さん、ほかの士業の事務所を持たれている方も参考いただけるかと思います。よろしくお願いします。

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いる?いらない?FAXの必要性について。

まずは、僕の話ですが、僕はFAX機能付きの複合機を使っております。

そのため、FAX所持派に分類されます。

このIT時代に、FAXをまだ使ってるの?

と思われる方も、いらっしゃるかと思います。

実際のところ、実務においては、やはりメールと電話が中心です。

資料もPDFで画像としてメール送信できるので、便利ですよね。

ただ、FAXは必要だと思っております。

いったいどんな理由なのかを、次の項からご紹介します。

FAXの使い道は、役所とのやり取りのため!

さて僕がFAXを設置した一番の理由は、

役所とのやり取りで活用することがあるためです。

例えばこんなケース

書類を年金事務所へ提出します。

年金事務所で審査をしたところ、追加で提出する書類があったため連絡がきます。

年金事務所職員さん 
年金事務所職員さん 

この書類を追加で送ってほしいので、お願いします。郵送で送っていただいてもかまいませんし、FAXで送っていただいても大丈夫です。

この場合、郵送ですと、すぐに送っても一日は掛かってしまいますよね。

でも、FAXならすぐに届けることができます。

僕の知る限り、年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署で、

メールの対応をしているところはありません。
(一部の市役所などでは対応しているところがあるそうです。)

比較的時間に余裕があるものなら、郵送しても良いのですが

一日でも早く、処理をしてほしいときはFAXに頼ることになります。

僕は、今まで何度か、こういった形でFAXに助けられたことがあります。

行政書士事務所で働いていた時は入管(入国管理局)から、よくFAXが届いていました。

行政書士さんも、持っていた方が良いかもしれませんね。

ほかの使い道は?

ほかの使い道としては、

  • メールが苦手な、お客さんとのやり取りのため。
  • メール不具合の時の緊急手段として。

僕が、以前勤めていた事務所で、

パソコンが苦手で、連絡手段は電話とFAXのみという顧問先さんがいました。

数としては、そこまでは多くなかったのですが、

そういった会社さんとのやり取りではFAXが重宝しました。

せっかくの、お客さんとの出会いがFAXがなく断念…というのはもったいないですね。

あとは、僕の経験上、何年かに一度、メールの不具合ということが起きます。

そんなときは、FAXで代用することもあります。

インターネットFAX? FAX機を買わず、FAXを使う方法!

さて、ここから先は、FAXが必要と思った方のみ参考になるゾーンです。

FAXを使う一般的な方法は、FAX機を買うことで間違いないかと思います。

ビジネスでは、僕のようにFAX機能付きの複合機を買うケースも多そうです。

でも、買うのはちょっと…という方もいらっしゃるかと思います。

それ以外の方法で、FAXを使う方法をご紹介いたします。

インターネットFAXの活用!

僕は、割と最近まで、このインターネットFAXなるものの存在を知りませんでした。
(ツイッターのフォロワーさんに教えていただきました。)

調べてみると、インターネットFAXの会社がとてもたくさんあり、驚きます。

早い話が、インターネットを使って、FAXを利用できるサービスで、僕も、ぎりぎりまで悩んでいました。(結局、複合機とタイミングがかぶり、セットものを購入)

FAX番号がないのに、どうやって受信するの?

FAX番号は、インターネットFAXのサービス会社から、取得することになります。

その番号に届いたFAXをメールで受信する形になります。

送信は、どうするの?

送信については、PDFなどのファイルをパソコン(スマホ)で相手のFAX番号へ送ると届くという仕組みです。

※サービス会社によって、内容が異なるかもしれませんので、詳細はご確認ください。

参考までに、僕が調べた限りで良さそうだったところをご紹介します。

局番が選べるe FAX

ひとつめは、【e Fax】 です。

ここの一番の魅力は、FAX番号の局番が選べるというところです。

僕の調べた限り、多くのインターネットFAXは、局番が「050」の一択でした。

ところが、e FAXでは、全国47都道府県の57種類の局番を使うことができます。

僕の住まいの東京「03」はもちろん、大阪の「06」や横浜の「045」なども使えます。

30日無料トライアルもありますので、よろしければ、ご参考ください。

費用が安いMessage+(メッセージプラス)

もうひとつは、【Message+】 (メッセージプラス)です。

こちらは、局番は「050」の一択となりますが、費用が、かなり安いです。

年払いをすると、初期費用が無料、月額使用料は792円です。

e Faxは、初期費用が1,000円、月額1,500円の費用が掛かります。

よろしければ、比較の際、お役立てください。

参考までに、リンクをご案内いたします。

僕が迷ったインターネットFAX

・局番がたくさん!➡ 【e Fax】

・費用を抑えられる!➡【Message+】

ただ、ほかにも、本当にたくさんの会社さんがあります。

もっと比較されたい方は、調べてみることをお勧めします。

FAXは、コンビ二でも使えます。

これは、有名な話ですが、コンビニでもFAXを使うことができます。

まさに、コンビニエンスですね。

すこし手間がかかりますが、受信のサービスができるところもあるようです。

ただ、近くにコンビニがなかったり、

僕のように、一人事務所をしている人には、やや利用しづらいところがありますね。

FAXでの、営業活動はありか、なしか?

営業ツールとして、FAXを使おうか検討されている方もいるかもしれません。

これについては、僕はしたことがありません。

理由としては、相手に費用が発生してしまうからです。

ダイレクトメールなどでの営業活動は、相手に費用が発生することはありません。

(時間を消費しているといわれるとつらいですが…)

しかし、FAXを送ると、相手のコピー用紙を使ってしまうことになりますね。
(細かく考えると、インクもですね。)

データで受信していれば、まだ平気ですが、データ受信に対応しているかどうか、こちらからはわかりません。

ただ、本当に必要としているところへFAX営業をするのであれば、

相手のためになるのかなと、個人的には思います。

そのため、FAX営業を全否定をすることはありません。

使い方次第というとことでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか。まとめさせていただきます。

  • 役所とのやり取りや、メールが苦手な顧客との対応で活躍するので、FAXはあった方が良い。
  • FAX機を購入しなくても、【e Fax】【Message+】のようなインターネットFAXも利用できる。
  • FAX営業は、相手にコピー用紙等の費用が発生してしまう可能性があるので、僕は行っていない。

IT化の世の中と言われ、FAXのある家庭は減っているようですが、

ビジネスの世界では、FAXはこれからも行き延びるのでは、と個人的に思っています。

まずは、役所さんが次世代の型に対応してほしいところですね。

FAXの導入を検討されている方、ご参考いただければ幸いです。

このブログでは、今後も、開業体験記やコラムをお届けする予定です。

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