【記載例付き】ローマ字氏名届とは、どんなもの?省略できる?

社会保険・労働保険等手続き

—とある会社を経営するケンタくん。外国籍の社員さんを採用することになりました。

ケンタ(社長)
ケンタ(社長)

この前、面接に来た趙さんを採用することにしたよ。

ココア(総務)
ココア(総務)

中国籍の人ですよね?頑張ってくれそうでしたよね。

ケンタ
ケンタ

外国籍でも社会保険の手続きは、同じようにするんだよね?

ココア
ココア

通常の資格取得届に、ローマ字氏名届が必要な場合があるので、忘れないようにしてくださいね。

ケンタ
ケンタ

そうなんだね!忘れないようにするよ。

外国籍の従業員さんを採用し、

社会保険(健康保険・厚生年金保険)に加入するとき、

資格取得届と一緒に、ローマ字氏名届を提出する必要がある場合があります。

いったいどんなものなのでしょうか。

事例と記載例を併せてご紹介いたします。

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【記載例付き】ローマ字氏名届とは、どんなもの?省略できる?

ローマ字氏名届とは、どんなもの?省略できる?

社会保険の加入者のお名前は、漢字とカタカナで管理をされています。

しかし、外国籍の方は、より正確な記録管理をするため、ローマ字の氏名も併せて提出をすることとなってます。

カタカナの読み方だと、微妙に違ったりすることがありますよね。

例えば… 

Davidです。よろしくおねがいします。

この David さん、デビッド、デイビッド、デヴィッド…など色々な仮名表記が考えられます。

アルファベットで管理すれば、間違いない、というところです。

従業員さんの年金記録が適正に管理されるように、適正に手続きを行っていただければと思います。

次の項から、書き方を確認していきましょう。

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マイナンバーが、結びついているときは省略できます。

マイナンバーが、結びついているときは省略できます。

まず、最初にご案内です。

ローマ字氏名届は個人番号(マイナンバー)と基礎年金番号が結びついている場合は提出を省略することができます。

参考に、日本年金機構のページを引用します。

出典: 日本年金機構 ローマ字で氏名を登録(変更)するときの詳細説明

個人番号(マイナンバー)と基礎年金番号が結びついているない方は、提出が必要=結びついていれば提出不要ということですね。

資格取得届にマイナンバーを記入すれば、オッケーです。

その他個人番号の結びつき状況につきましては、管轄の年金事務所へ問い合わせてみましょう。

つまり、ローマ字氏名届の提出が必要な人は…

  • 個人番号(マイナンバー)と基礎年金番号が結びついていない人
  • 番号制度の対象外である方

ということになります。

マイナンバーを記入して、通常通りに資格取得届だけを提出すればオッケーです。

 



【記載例】事例と一緒に、ローマ字氏名届の書き方を確認【ダウンロード】

事例と一緒に、ローマ字氏名届の書き方を確認 

では、提出が必要だったとして、書き方を確認していきましょう。

まずは、年金事務所のホームページからローマ字氏名届をダウンロードしましょう。

年金事務所の記載例もありますが、僕の方でも事例と記載例をご紹介します。

株式会社 黄金旅程(代表取締役 ケンタ)にて、

外国籍の従業員 趙 橙(チョウ チェン)さん(女性)を採用しました。

アルファベット表記では、Cho Cheng、また、年金 花子という通称名があります。

社会保険に加入するため、資格取得届を作成します。

趙さんの、年金番号は1234-567890、生年月日は1990年8月9日です。

日本に住民票登録をしています。

以上の情報をもとに作成したローマ字氏名届が、こちらです。

※ 押印欄は、現在廃止されています。

漢字氏名と通称名につきましては、任意となっておりますので未記入でも大丈夫です。

欧米の方ですと、漢字氏名を持っていない人もたくさんいますね。

資格取得届と一緒に、年金事務所(事務センター)の適用課へ提出します。

ローマ字氏名は、在留カードや住民票で確認

こちらを提出しても、内容が誤っていては困ってしまいます。

在留カードの添付はせずに、提出をしますので、間違いがないか確認してから、提出しましょう。

住民票の有無の確認を忘れずに!

住民票の有無の確認欄があります。

日本で住民登録されているかを、従業員さんに確認を取り、忘れないように、丸を付けましょう。

第3号被保険者の場合も、ローマ字氏名届を提出します。

第3号被保険者の場合も、ローマ字氏名届を提出します。

従業員さんに扶養配偶者がいる場合、年金事務所へ3号届を提出しますね。

その配偶者さんが、外国籍である場合、

第3号被保険者用のローマ字氏名届を作成・提出することになります。

記入の仕方は同じですが、用紙が違うものになりますので、ご案内いたします。

こちらも、記録の適正な管理に必要なので必ず提出をしましょう。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。

簡単に振り返りますと

  • マイナンバーと基礎年金番号の結びつきができていれば、提出省略可能
  • 提出が必要な場合は資格取得届と一緒に提出
  • 配偶者の第3号届を提出するときは、被扶養者分も提出

といったものとなります。

書き方でわからないことがあるときは、参考にしていただければ幸いです。

資格取得届、月額変更届など…社会保険のお手続きは、

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資格取得届を訂正したいときの記事は➡こちら

最後までお読みいただきありがとうございました。

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