【記載例付き】ローマ字氏名届とは、どんなもの?省略できる?

社会保険・労働保険等手続き

—とある会社を経営するケンタくん。外国籍の社員さんを採用することになりました。

ケンタ(社長)
ケンタ(社長)

この前、面接に来た趙さんを採用することにしたよ。

ココア(総務)
ココア(総務)

中国籍の人ですよね?頑張ってくれそうでしたよね。

ケンタ
ケンタ

外国籍でも社会保険の手続きは、同じようにするんだよね?

ココア
ココア

通常の資格取得届に、ローマ字氏名届が必要な場合があるので、忘れないようにしてくださいね。

ケンタ
ケンタ

そうなんだね!忘れないようにするよ。

外国籍の従業員さんを採用し、

社会保険(健康保険・厚生年金保険)に加入するとき、

資格取得届と一緒に、ローマ字氏名届を提出する必要がある場合があります。

いったいどんなものなのでしょうか。

事例と記載例を併せてご紹介いたします。

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ローマ字氏名届とは、どんなもの?省略できる?

ローマ字氏名届とは、どんなもの?省略できる?

社会保険の加入者のお名前は、漢字とカタカナで管理をされております。

しかし、外国籍の方は、より正確な記録管理をするため、

ローマ字の氏名も併せて提出をすることとなっております。

カタカナの読み方だと、微妙に違ったりすることがありますよね。

例えば… 

Davidです。よろしくおねがいします。

この David さん、デビッド、デイビッド、デヴィッド…など色々な仮名表記が考えられますね。

アルファベットで管理すれば、間違いない、というところです。

従業員さんの年金記録が適正に管理されるように、適正に手続きを行っていただければと思います。

次の項から、書き方を確認していきましょう。

社会保険のお手続きは、社会保険労務士へお任せください!

➡こちらより、お気軽にお問い合わせください!
(社会保険労務士 鈴木翔太郎事務所)

 

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マイナンバーが、結びついているときは省略できます。

マイナンバーが、結びついているときは省略できます。

まず、最初にご案内です。

ローマ字氏名届は個人番号(マイナンバー)と基礎年金番号が結びついている場合は

提出を省略することができます。

資格取得届にマイナンバーを記入すれば、オッケーです。

その他個人番号の結びつき状況につきましては、管轄の年金事務所へ問い合わせてみましょう。

つまり、ローマ字氏名届の提出が必要な人は

  • 個人番号(マイナンバー)と基礎年金番号が結びついていない人
  • 番号制度の対象外である方

ということになりますね。

マイナンバーを記入して、通常通りに資格取得届だけを提出すればオッケーです。

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事例と一緒に、ローマ字氏名届の書き方を確認

事例と一緒に、ローマ字氏名届の書き方を確認 

では、提出が必要だったとして、書き方を確認していきましょう。

まずは、年金事務所のホームページからローマ字氏名届をダウンロードしましょう。

エクセル版は➡こちら

PDF版は➡こちら

年金事務所の記載例もありますが、僕の方でも事例と記載例をご紹介します。

株式会社 黄金旅程(代表取締役 ケンタ)にて、

外国籍の従業員 趙 橙(チョウ チェン)さん(女性)を採用しました。

アルファベット表記では、Cho Cheng、また、年金 花子という通称名があります。

社会保険に加入するため、資格取得届を作成します。

趙さんの、年金番号は1234-567890、生年月日は1990年8月9日です。

日本に住民票登録をしています。

以上の情報をもとに作成したローマ字氏名届が、こちらです。

漢字氏名と通称名につきましては、任意となっておりますので未記入でも大丈夫です。

欧米の方ですと、漢字氏名を持っていない人もたくさんいますね。

資格取得届と一緒に、年金事務所(事務センター)の適用課へ提出します。

年金事務所のお仕事紹介記事は➡コチラ

ローマ字氏名は、在留カードや住民票で確認

こちらを提出しても、内容が誤っていては困ってしまいます。

在留カードの添付はせずに、提出をしますので、

間違いがないか確認してから、提出しましょう。

住民票の有無の確認を忘れずに!

住民票の有無の確認欄があります。

日本で住民登録されているかを、従業員さんに確認を取り、

忘れないように、丸を付けましょう。

第3号被保険者の場合も、ローマ字氏名届を提出します。

第3号被保険者の場合も、ローマ字氏名届を提出します。

従業員さんに扶養配偶者がいる場合、年金事務所へ3号届を提出しますね。

その配偶者さんが、外国籍である場合、

第3号被保険者用のローマ字氏名届を作成・提出することになります。

記入の仕方は同じですが、用紙が違うものになりますので、ご案内いたします。

エクセル版は➡こちら

PDF版は➡こちら

こちらも、記録の適正な管理に必要なので必ず提出をしましょう。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。

簡単に振り返りますと

  • マイナンバーと基礎年金番号の結びつきができていれば、提出省略可能
  • 提出が必要な場合は資格取得届と一緒に提出
  • 配偶者の第3号届を提出するときは、被扶養者分も提出

といったものとなります。

書き方でわからないことがあるときは、参考にしていただければ幸いです。

資格取得届、月額変更届など…社会保険のお手続きは、

社会保険労務士へ、お任せください!

➡こちらより、お気軽にお問い合わせください!
(社会保険労務士 鈴木翔太郎事務所)

 

資格取得届を訂正したいときの記事は➡こちら

最後までお読みいただきありがとうございました。

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