【わかりやすく】働き方改革対応 新様式 36協定の書き方

社会保険・労働保険等手続き

—従業員も増えて、業績を伸ばすケンタの会社。来月は繁忙期になりそうです。

ケンタ
ケンタ

来月は忙しくなりそうだから、残業をお願いしてもいいかな?

ミカン
ミカン

大丈夫ですよ。この前、36協定も作りましたもんね。

ケンタ
ケンタ

そうそう!大事に保管してあるよ。

ミカン
ミカン

え? 役所へ届け出ないと効果がないんですよ。

ケンタ
ケンタ

そうなの?早く届けよう!

ブログへお越しいただきありがとうございます。

社会保険労務士の鈴木翔太郎と申します。

従業員さんに法定労働時間を超えて残業をさせる場合は

時間外労働・休日労働に関する協定(いわゆる36協定)の届出が必要になります。

多くの方は、名前を聞いたことがあるかと思います。

この協定は作成するだけでは効果がなく、

労働基準監督署への提出により初めて効果が発生します。

今回は、この36協定の書き方やその他の気を付けるところなどを書かせていただきます。

※36協定には臨時の繁忙期に対応する特別条項付きのものもありますが、今回は特別条項のないものに限定して書かせていただきます。

特別条項については、別記事でご紹介しております。よろしければ、併せてお読みください。

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働き方改革対応 新様式 36協定の書き方

働き方改革に伴って、36協定も新様式となりました。

大企業ではすでに新様式の対応が始まっていますが、

中小企業も2020年4月より新様式での対応が必要となります。

時間外労働は、働き方改革の中でも特に重要な部分です。

罰則の対象になる可能性もありますので、慎重な対応が必要です。

適正に作成をして、運用いただくことで、会社、労働者双方のためになります。

始めに、法定労働時間の解説させていただき、その後に36協定の書き方を確認していきます。

36協定の作成につきましては、社会保険労務士へお任せください!

ご相談、ご依頼につきましては、

➡こちらより、お気軽にお問い合わせください!
(社会保険労務士 鈴木翔太郎事務所)

 

最初に…法定労働時間に注意。

冒頭のやり取りのように、

従業員さんに法定労働時間を超えて労働させる場合は時間外労働・休日労働に関する協定の作成・届出が必要になります。

最初にご注意いただきたい点は法定労働時間を超えた場合、というのは「1日8時間・1週40時間を超えて働かせた」ということです。

そのため、

例えば、 

9:00-17:00(休憩60分)が通常の勤務時間の人がいたとします。

この人の一日の勤務時間は7時間です。

この人が18:00まで残業をしても8時間ですので、法定労働時間を超えたことにはなりません。

つまり皆さんがこの8時間に収まっていれば36協定は必要ありません。

残業=労働基準法の時間外労働にはならないということですね。

※変形労働時間を使った場合は時間が変わることがありますが、今回の記事ではないものとして書かせていただきます。

書き方を確認しましょう

さて、前置きが長くなりましたが、その8時間を超えた時間外労働が発生するものとして、36協定を見ていきましょう。

36協定の用紙は厚生労働省のホームページからWord版を入手できます。

ダウンロードはこちらから

記載例はこちらから

記載例のなかで補足もいろいろされているのですが、

僕なりに特に気を付けていただきたいところや追加で補足させていただきたい点がありますので、よろしければご参考ください。

何はなくとも、まずは上限時間。

これは様式にも書いてあることですが、時間外労働の上限は

  • 1カ月45時間
  • 1年360時間

となっております。

今回の働き方改革により、

今までの大臣の基準という扱いから、法律による上限となりました最重要ポイントです。

ただし、繁忙期は特別に月100時間未満、年720時間以内にするなどの上限が認められることになっています。

こちらの特別扱いを受けるためには別途、特別条項として協定を結ぶ必要があります。

1日の延長することができる時間とは

さきほど、

1カ月45時間、1年360時間 法律化!ゼッタイ!

と書きましたが、1日の時間についてはどうでしょう。

結論から申し上げますと、こちらは法律で上限はありません。

ここに関して不必要に多い時間の設定が過重労働のもとになっては絶対いけないと前置きしたうえでの個人的な意見なのですが、

この一日の上限は多少余裕を持たせても良いのかなと思います。

例えば

ある会社での36協定で1日の時間外の上限を3時間、1カ月の上限を45時間、1年の上限を300時間と設定したとします。

その会社では、一丸となって月45時間の上限を守って働き方改革を頑張っていました。

でも、たまたまどうしても忙しい日があり、その日だけ3時間30分の時間外労働をさせてしまいました。

こうなってしまうと、例え月45時間を順守していても、協定違反となってしまいます。

時間外労働を最小限にすることは、もちろんとても大事なことですが、上記の例のような事態も現実として困ってしまうと思います。

この辺りの話も含めて、労使の間で丁寧に話し合いのうえ決めていただければと思います。

その他

その他のお気を付けいただきたい点をいくつか。

  1. 事業所が複数あるところはそれぞれ締結して提出しましょう。(九州支店、東北支店など。)
  2. 労働者代表は係長クラスのことが多いですが、一般社員でも大丈夫です。(職名は一般社員と書きましょう。)
  3. 協定の成立日締結日はとても大事なのでしっかりと記載しましょう。あとでまとめて書くとおかしな日付となってしまうことがありますので注意。
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提出先は労働基準監督署 届け出ないと効果がないのでご注意

さて、協定が完成しましたら、提出しましょう。

事業所を管轄している労働基準監督署(係は方面課)が提出先です。

事業場ごとに協定がある場合はそれぞれの管轄の労働基準監督署へ提出しましょう。

ちなみに、36協定は就業規則のような意見書は必要ありません。協定だけ提出しましょう。

また、冒頭のやり取りでもありましたが、36協定は届け出ないと効果がありません。

例えば

4月1日から発行する協定を3月のうちに結んでいたのに、

提出を忘れていて、遅れて提出することに…

実際の労働基準監督署の受付が4月10日になってしまった場合。

このように、遅れて提出となってしまうと、4月1日-4月9日については協定の内容は無効となってしまいます。

早めに作成して早めに届出ましょう。

過半数代表者ってどう決める?

36協定は使用者と労働者の代表者との協定です。

労働組合がある場合は組合の代表がそのまま代表となりますが、組合がない会社は労働者の中から過半数代表を決めることになります。

社長と仲のいい職員が自動的に…というケースがよくあるようでして、国や労働基準監督署もこの過半数代表者が適正に決められているかどうかを重視します

とはいえ、適正に、民主的にといわれてもよくわからないと思います。

シンプルな一例を紹介させていただきますのでよろしければご参考ください。

<過半数代表者を決める流れ(一例)>

1.「36協定を締結するので、労働者代表の選任が必要になります。〇月〇日までに立候補を募ります。」といったことを社内へ通知して、立候補者を募ります。

2.立候補者があらわれたら、その人で良いかの投票を行う。一人だった場合は信任投票のようなもので良いです。

3.過半数以上の賛成があれば決まり。

こういった方法が一般的かなと思います。

立候補者がいなければ、再募集ということになります。

投票等の方法ですが、僕の経験では

・メールを使った方法

・全員が集まる朝礼の時間に挙手

などの方法がありました。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

作成から届出まで様々なステップがありますね。

やはり労働時間というものは働くうえでとても大事なものとなります。

会社、労働者お互いのためにきちんと協定いただければと思います。

36協定を適正に作成できていないと、労働基準法違反になる可能性があります。

36協定のご相談やご依頼につきましては

社会保険労務士へお任せください!

➡こちらより、お気軽にお問い合わせください!
(社会保険労務士 鈴木翔太郎事務所)

 

労働基準監督署とのやり取りまで、全て対応させていただきます。

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特別条項付き36協定の記事は➡こちら

最後までお読みいただきありがとうございました。

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